Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama
22:57 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Каталог товаров или поисковая система?

Каталог товаров или поисковая си...

На сегодняшний день для поиска определённого товара в сети вроде всё есть: разношёрстные каталоги товаров и услуг, поисковые системы, доски объявлений, аукционы. Тоесть при необходимости найти определ...
Пленка ПВХ для натяжных потолков

Пленка ПВХ для натяжных потолков

Натяжные потолки стали популярными в нашей стране В последнее время натяжные потолки занимают лидирующие позиции при проведении ремонтов практически всех помещений квартиры, а также коттеджа или да...
Как появились ноутбуки?

Как появились ноутбуки?

Ещё в 60-е годы люди задумывались о том, что когда-нибудь технический прогресс сделает возможным умещать огромные компьютеры (которые тогда могли занимать несколько комнат) в чемодане. Первым эту идею...
Центр Милана (4)

Центр Милана (4)

После осмотра Собора в Милане, после получения “пищи духовной”, самое время подумать о пище телесной. Хотя в Милане можно вполне совместить хороший и обед и созерцание самого большого в мире католичес...
Вкусные рецепты: Колбаски Весенние, Двух этажная хала из цельной муки, Салат из печени трески

Вкусные рецепты: Колбаски Весенн...

Колбаски ВесенниеОчистить лук и чеснок, мелко порубить. Добавить лук и чеснок к фаршу, хорошо вымесить. Измельчить в ступе перец, добавить к фаршу с солью и вымесить. Сполоснуть водой черемшу. Бекон н...
Махмуд Мухтар: почему его называют скульптором, пробудившим сфинкса?

Махмуд Мухтар: почему его называ...

Всем известно, что в Египте много сфинксов. Есть они и в Санкт-Петербурге. Но есть в Египте еще один сфинкс, появившийся на свет всего 80 лет назад. И в отличие от древних, автора этого сфинкса египтя...
ТуризмДом и семьяЕда и кулинарияСтроительство и ремонтКрасота и здоровьеЧеловекITРабота и карьераКультура и искусствоОбществоИнтимная жизнь
Самое интересное:

О портале:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень полезных и увлекательных статей. Каждый посетитель отыщет для себя что-нибудь нужное. Адаптированный дизайн дает возможность вам максимально быстро находить подходящую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало легко.

Мы подобрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.