Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama
22:57 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Из чего делают красоту

Из чего делают красоту

Когда речь заходит о картинах, почему-то никогда мы не задумываемся ни на минуту о таком важном факторе, как материал. Вроде бы, казалось, что тут непонятного - в повседневном обиходе как то сложилось...
Лестничные ограждения по индивидуальному проекту прекрасно выглядят.

Лестничные ограждения по индивид...

Лестничные ограждения являются важной составной частю лестницы, конечно, они должны быть прочными и архитектурно выделяться. Перила – это дополнительные аксессуары лестниц, ограждающие системы, гарант...
Промышленная безопасность - требования

Промышленная безопасность - треб...

В соответствии с российским законодательством целый ряд производственных объектов подвергается обязательной экспертизе промышленной безопасности. Такая процедура должна гарантировать снижение риска ав...
Как приготовиться к путешествию: советы от Аннушки Travel

Как приготовиться к путешествию:...

Даже сейчас в моей голове крутится слоган из рекламного ролика "Начинай свою революцию лета". Как я уже говорила, 2,5 года назад мне пришлось узнать о совершенно немыслимой для меня тенденции проживан...
Какого цвета слово «мама»?

Какого цвета слово «мама»?

Галина, Галочка, галчонок, Гала. Моя подруга, которой больше нет. Взбалмошная, непредсказуемая, иногда невыносимая в общении. Настоящая. Доверчивая по-детски и стервозная до ужаса. Прожившая всего 42 ...
Месть-1. Продолжение.

Месть-1. Продолжение.

Я грубо опустил Лену на колени и сказал: - Давай, детка, отсоси как ты умеешь+- дважды повторять не пришлось. Лена рухнула на колени, достала мой стоящий колом член и с жадностью набросилась на него. ...
ТуризмДом и семьяЕда и кулинарияСтроительство и ремонтКрасота и здоровьеЧеловекITРабота и карьераКультура и искусствоОбществоИнтимная жизнь
Популярное:

О портале:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень полезных и увлекательных статей. Каждый посетитель отыщет для себя что-нибудь нужное. Адаптированный дизайн дает возможность вам максимально быстро находить подходящую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало легко.

Мы подобрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.